Mire jó az "Útnyilvántartás"?
A cégautó adó elkerüléséhez mindenképpen vezetni kell útnyilvántartást,
mert ezzel kétséget kizáróan igazolható, hogy a céges autót csak céges célból van használva.
Célszerű vezetni akkor a cégautóadó megfizetése esetén is, mert a költségelszámolás alapja az útnyilvántartás.
Az útnyilvántartás vezetése többféle módon megoldható, formai követelménye nincs, de tartalmi előírások léteznek.
A közhiedelemmel ellentétben érdemes akkor is vezetni, ha:
a) a cégautóadó megfizetése megtörténik
b) a cégautóadó megfizetése nem történik meg
Cégautóadó megfizetésekor szükséges az útnyilvántartás, hisz a nyilvántartásban található adatok szolgálnak alapul
a költségek elszámolásához. Ha a céges autó kizárólag céges célokra használja, akkor útnyilvántartás vezetésével
elkerülhető, hogy cégautó-adót kelljen fizetnie.
Tartalma
Az útnyilvántartásnak nincsenek alaki követelményei, de fontos, hogy legalább a meghatározott adatok szerepeljenek rajta. Minden autó esetén külön-külön útnyilvántartást kell vezetni az alábbi minimális tartalommal:
- gépjármű típusát
- gépjármű forgalmi rendszáma
- fogyasztási norma
- az év (vagy hó) első és utolsó napjának kilométeróra állása
- utazás kiindulópontja
- utazás célja és a felkeresett partner
- megtett kilométerek száma
APEH Ellenőrzések
Fontos tudni, hogy az ellenőrzések során a NAV nem csupán az útnyilvántartást vizsgálja, hanem az ezzel összevethető
minden dokumentációt, például munkaszüneti napokat, a sofőrök szabadságait, de akár a térfigyelő kamerák
felvételeit is! A súlyos bírságok elkerülése érdekében figyeljen oda az alábbiakra az útnyilvántartás készítése során:
- ne írjon be utazást munkaszüneti napra
- ne írjon be olyan utazást, amikor az adott dolgozó szabadságon volt
- a tankolási számlák egyezzenek az utazások útvonalával
- valós távolság adatokat adjon meg
- tényleges partnereket írjon be, mert ez egyszerűen ellenőrizhető
- ne írjon valótlan utazásokat, mert szinte biztos a lebukás
Útnyilvántartás elkészítési módjai
Papír alapon, vagy Excelben
Vezethető nyomtatványboltban kapható papíron, vagy akár excel táblában is, de a tartalmi előírások miatt ez rendkívül időigényes, hiszen a jogszabályok pontos ismerete szükséges, valamint az emberi tényező miatt több a hibalehetőség. Nem sok vállalkozás engedheti meg magának, hogy időt pocsékoljon ilyesmire.
Programmal
Útnyilvántartó program használatával a dokumentum elkészítésével töltött idő a töredékére redukálható és
a hibák kizárhatóak, valamint a további kényelmi funkciók miatt leegyszerűsíti és megrövidíti az elkészítést.
Szoftver segítségével egy helyen nyilvántarthatóak a vezetők, az autók, az azokhoz kapcsolódó költségek és okiratok.
Térkép funkcióval online közelekdési információk alapján megtervezhetőek az aznapi utazások, nem kell mindig a távolságokat kiszámolni.
A programok többségében kiküldetési rendelvény funkció is megtalálható. Ezen kívül a program segíti Önt:
- alapnorma és alapnorma átalány számításban
- elszámolható fogyasztás meghatározásában
- korrekciós tényezők százalékos számításában
- aktuális NAV üzemanyagárak alkalmazásában
- visszamenőleges gyors keresésben
- igényes formátumú nyomtatvány elkészítésében
- utólagos korrekciókban
- statisztikák megjelenítésében
